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Solution de gestion des voyages d’affaires

Le module missions & voyages de Syrhalogic est une solution pour automatiser et optimiser la gestion des voyages d’affaires de bout en bout.

L’ordre de mission est la première étape d’un déplacement professionnel : Syrhalogic permet de s’assurer de la nécessité d’une mission et de valider le déplacement professionnel.

L’application permet finalement de gérer de manière intégrée le cycle complet d’un déplacement professionnel : de la préparation des voyages d’affaires jusqu’au remboursement des notes de frais.

Bénéfices du module de gestion des voyages d’affaires Syrhalogic

L’utilisation d’un outil dédié pour la gestion des missions & voyages présente des avantages considérables pour les entreprises :

  • Fiabiliser les remboursements : Syrhalogic est une solution intégrée qui automatise les processus de gestion. La solution prend en compte les règles de calculs qui entrent en jeu pour le remboursement des collaborateurs.

  • Gagner en visibilité :  L’outil permet d’obtenir en temps réel toutes les données relatives aux déplacements professionnels. De nombreux tableaux de bord et outils d’analyse sont mis à disposition dans l’objectif de piloter la politique voyage et d’optimiser les budgets.

  • Supprimer les lourdeurs administratives : le module missions et voyages facilite la vie des collaborateurs nomades qui effectuent leurs demandes dans un environnement convivial via tout navigateur web. Le traitement par le back office est quant à lui largement simplifié via le cycle automatisé de validation. Enfin l’agence de voyage est alertée lors de la validation et peut immédiatement procéder à l’émission des billets.

Fonctionnalités du module voyages d’affaires

  • Saisie intuitive des demandes de mission
  • Enregistrement des caractéristiques des missions pour l’édition des ordres de missions
  • Définition des besoins de réservation afin d’en faire découler les demandes les devis auprès des agences de voyages
  • Intégration avec le module Notes de Frais de Syrhalogic
  • Intégration avec le Planning et les Feuilles de temps des collaborateurs
  • Calcul automatique des avances et des notes de frais
  • Prise en compte dans le reporting de préparation de la paye
  • Reporting disponibles pour des analyses statistiques et de gestion
  • Soumission des demandes de mission au valideur
  • Notification automatique par email (paramétrable)
  • Validation, modification ou refus du supérieur hiérarchique

Les plus du module voyages d’affaires

  • Association d’un fil de discussion sur chaque demande
  • Affichage d’indicateurs de type “traffic light” sur les ordres de mission pour une visibilité directe sur l’étape de validation du workflow

Syrha Logic - Solution de gestion des voyages d'affaires

Valeur ajoutée de la solution Syrhalogic

Une gestion intégrée qui fait la différence

Si le module mission et voyage peut être pris indépendamment des autres modules de Syrhalogic, il peut surtout fonctionner de manière intégrée avec le module Notes de frais et Feuilles de temps. Les données sont alors automatiquement déversées dans une note de frais qu’il ne reste plus qu’à compléter. La planification de la mission est reprise dans les feuilles de temps des collaborateurs. Toutes les parties prenantes y gagne en temps et en énergie, et les risques d’erreurs sont ainsi limités. Le gain en visibilité est remarquable : on pourra comparer ce qui a été prévu, ce qui a été acheté, et les montants demandés en remboursement. L’information circule de façon fluide dans la solution car les modules Voyages d’affaires, Notes de frais et Feuilles de temps ne font plus qu’un.

Des bénéfices tant financiers que productifs et organisationnels :

L’ensemble des étapes liées au voyage s’effectue au sein d’une seule application et dans une interface graphique unique. Ce fonctionnement simple et rationnel homogénéise le processus de gestion des déplacements professionnels et permet une parfaite maîtrise de celui-ci. La saisie des données s’effectue dans un environnement ultra convivial, les échanges d’informations voyageurs avec l’agence de voyages sont facilités, le circuit de validation est entièrement maîtrisé, le respect de la prise en compte de la politique voyages est garanti, et enfin le contrôle et la validation d’une mission en amont permettent un pilotage efficace des coûts.

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