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Solution notes de frais

La solution notes de frais de Syrhalogic ne se limite pas à une simple saisie en ligne mais s’apparente plutôt à un assistant complet qui couvre l’ensemble du processus d’administration jusqu’au reporting d’analyse des frais professionnels.

De manière globale, un tel outil permet aux collaborateurs d’imputer des notes de frais sur leurs activités et permet aux managers de contrôler les frais saisis. Un système complet de workflow de validation permet de suivre étape par étape les notes de frais depuis leur enregistrement jusqu’à leur remboursement.

Bénéfices d’une solution notes de frais

Maîtriser la gestion des frais professionnels en s’appuyant sur une solution notes de frais en ligne présente de nombreux avantages pour les entreprises :

  • Gagner en productivité en dématérialisant le processus de traitement des notes de frais entre les collaborateurs et le service de comptabilité de l’entreprise.
  • Assurer la traçabilité des remboursements. Le collaborateur suit en temps réel l’état de traitement de ses notes de frais. De son côté, la comptabilité bénéficie d’une vision complète des coûts grâce à des bilans par projet, par activité et par collaborateur.
  • Améliorer le climat de communication interne à l’entreprise avec des processus de gestion des frais professionnels cohérents et transparents pour tous.

 Fonctionnalités de la solution notes de frais

  • Saisie des notes de frais sur les projets par catégorie (frais km, frais postaux, repas etc.)
  • Duplication des notes de frais récurrentes
  • Imputations des notes de frais sur les projets sélectionnables parmi une liste de choix possibles prédéterminée par la configuration des projets
  • Déclarer une note de frais comme étant “réglée par la société” pour la prendre en compte dans les charges du projet et l’exclure du bilan info paie
  • Calcul automatique de la TVA par catégorie de frais
  • Soumission des notes de frais au valideur
  • Notification automatique des notes de frais par email (paramétrable)
  • Validation, modification ou refus du supérieur hiérarchique
  • Possibilité de joindre par téléchargement des justificatifs scannés

Les plus de la solution notes de frais

  • Possibilité de définir des frais forfaités (exemple : les frais kilométriques)
  • Association d’un fil de discussion sur chaque note de frais
  • Affichage d’indicateurs de type “traffic light” sur les notes de frais pour une visibilité directe sur l’étape de validation du workflow

Syrha Logic - Solution notes de frais

Valeur ajoutée de la solution notes de frais de Syrhalogic

Un module qui répond aux besoins de tous les intervenants.

Le logiciel notes de frais Syrhalogic ne s’adresse pas seulement aux employés mais implique la participation de tous les acteurs du processus administratif :

  • D’une part les collaborateurs ne sont plus soumis à une corvée de saisie à chaque fin de mois, il leur appartient désormais de gérer la déclaration de leur notes de frais.
  • D’autre part, les managers peuvent facilement vérifier la validité des frais saisis en obtenant rapidement toutes les informations nécessaires à leur vérification.
  • Enfin les catégories de frais étant rattachées à des numéros comptables, l’export vers la solution comptable est également simplifiée pour le service comptabilité.
  • La direction financière de son côté dispose à tout moment de toutes les dépenses engagées par collaborateur et par projet.

Une gestion des notes de frais intelligente et évolutive

Lorsqu’une entreprise atteint une certaine maturité la gestion des frais professionnels devient rapidement une tâche chronophage et sans outil adapté elle souffre souvent d’erreurs et la collecte des données s’avère fastidieuse. Syrhalogic conçoit ses modules en utilisant les outils et langages les plus récents. Les utilisateurs ont finalement l’avantage de bénéficier des dernières technologies et ainsi de l’évolution continue des fonctionnalités.

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